IceBox-hallitun IceBear-palvelun tietosuojailmoitus [Luonnos]
Tämä tietosuojailmoitus koskee IceBear-ohjelmiston ("IceBear") hallittua isännöintipalvelua ("IceBox") ja IceBoxilla kerättyjä ja käsiteltyjä käyttäjätietoja. Se sisältää joitain tietoja IceBearin tietojenkäsittelystä, jota voidaan yleisesti soveltaa kaikkiin asennuksiin, ei vain IceBox-asennuksiin. Vaikka tässä esitetyt tiedot voivat olla hyödyllisiä paikallisen tietosuojakäytännön laatimisessa, tällaiset erilliset asennukset eivät kuitenkaan kuulu tämän ilmoituksen piiriin. katso tällaisissa tapauksissa oman organisaatiosi tietosuojakäytäntöä.
Huomaa, että tämän ilmoituksen sisältö voi muuttua ajoittain. Sinun tulee tarkistaa tämä ilmoitus säännöllisesti.
Tietosuojailmoitus
Rekisterinpitäjä
Asiakasorganisaatio on Rekisterinpitäjä IceBoxin tarkoituksiin. Katso lisätietoja heidän omista tietosuojakäytännöistään.
Tietojenkäsittely
Tietojenkäsittelystä vastaava yksikkö:
Oulun Yliopisto, Biocenter Core
Hallinnollinen yhteyshenkilö: Lari Lehtiö, sähköpostiosoite: lari.lehtio(at)oulu.fi
Tekninen yhteyshenkilö: Edward Daniel, sähköpostiosoite: edward.daniel(at)oulu.fi
Yliopiston tietosuojavastaava: dpo(at)oulu.fi
Joitakin IceBox-esiintymiä isännöi CSC; tällöin myös CSC:ssä tehdään jonkin verran tietojenkäsittelyä ja sinun kannattaa tutustua sen käytäntöihin. Voit keskustella asiasta yllä olevien yhteyshenkilöiden kanssa.
Huomaa, että asiakasorganisaatio voi myös ryhtyä muuhun tietojenkäsittelyyn tämän ilmoituksen soveltamisalan ulkopuolella. Sinun tulee tutustua heidän tietosuojakäytäntöihinsä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja laillinen peruste
Henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksena on käyttää ja ylläpitää IceBox-palvelua, mukaan lukien sen taustalla oleva infrastruktuuri, sekä määrittää ja priorisoida IceBearille uusia ominaisuuksia ja vaatimuksia.
Käsittelemme henkilötietojasi myös vastataksemme icebear.fi -sivustolla olevan yhteydenottolomakkeen kautta tehtyihin tiedusteluihin.
Tietojesi käsittelyn oikeusperustana on oikeutettu etumme tarjota palvelua asiakkaillemme sekä seurata ja parantaa palvelua.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimenpiteistä
IceBox käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä vahingoilta tai katoamiselta.
IceBear itse rajoittaa, kuka voi tarkastella henkilötietoja ja mitä henkilötietoja voidaan tarkastella.
Tietojen tallennuksen ja käsittelyn sijainti
IceBox-instanssit isännöidään joko Oulun yliopistossa tai CSC:ssä, molemmat Suomessa.
IceBox-instanssit eivät käsittele tietoja Euroopan unionin ulkopuolella. IceBear voi kuitenkin lähettää henkilökohtaisia tunnistetietoja Euroopan unionin ulkopuolelle käyttäjän toimien seurauksena, esimerkiksi lähettämällä lähetystietoja synkrotronille, joka on Euroopan unionin ulkopuolella.
Tiedot tallennettu
IceBeariin tallennettuja tietoja ovat esimerkiksi lomakkeiden kautta lähetetyt tiedot, jotka on tuotu laboratoriolaitteistosta ja ulkoisista laitteista, kuten synkrotroneista.
Lokit
IceBearin käyttö voi luoda lokimerkintöjä. Nämä merkinnät voivat sisältää henkilötietoja, ja niitä käytetään tietoturvan varmistamiseen, IceBearin teknisten ominaisuuksien kehittämiseen sekä vikojen havaitsemiseen, ehkäisyyn ja ratkaisemiseen. IceBear-lokimerkinnät poistetaan automaattisesti jonkin ajan kuluttua, yleensä muutaman päivän kuluttua.
Evästeet
IceBear käyttää vain välttämättömiä evästeitä. Katso lisätietoja erillisestä evästekäytännöstä.
Käsiteltävät henkilötiedot
Yleensä IceBearin käyttö edellyttää käyttäjätiliä. IceBear tallentaa nimesi, sähköpostiosoitteesi, ORCiD-tunnuksesi, käyttäjätunnuksesi ja salatun salasanasi sekä jäsenyytesi eri käyttäjäryhmissä IceBearissa. Sähköpostiosoitteesi näkyy vain IceBox- ja asiakkaiden IceBear-järjestelmänvalvojille. Jäsenyytesi tiettyyn ryhmään ja itse ryhmä voivat näkyä muille riippuen siitä, kuinka ryhmä on määritetty IceBearissa.
IceBear-tilisi voidaan luoda automaattisesti esimerkiksi automaattisista kuvantamislaitteista tai kolmannen osapuolen todennuspalvelusta haettujen tietojen perusteella.
Kun viesti lähetetään icebear.fi -sivuston yhteydenottolomakkeella, viestin sisältö sekä nimi ja sähköpostiosoite tallennetaan yliopiston sähköpostijärjestelmään.
Muut käsiteltävät tiedot
Anonymisoituja ja koottuja tietoja voidaan kerätä ja käsitellä raportointia, resurssien suunnittelua ja muita vastaavia tarkoituksia varten.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien luokat
Oulun yliopistossa isännöidyissä IceBox-tapauksissa siirrämme IceBoxin sisältämiä henkilötietoja vain Oulun yliopiston sisällä ja vain siinä määrin kuin se on tarpeen Palvelun teknisen ylläpidon ja kehittämisen kannalta.
Katso CSC:n isännöimät IceBox-instanssit myös CSC:n tietosuojakäytännöistä.
Oulun yliopisto luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille vain siltä osin kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsiteltyihin henkilötietoihin tarjotakseen Oulun yliopistolle palveluja tässä tietosuojaselosteessa määriteltyihin tarkoituksiin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi CSC:ssä isännöityjä IceBox-instansseja yliopiston sijaan. Yliopisto voi luovuttaa anonyymejä tietoja muille kolmansille osapuolille, jotka avustavat yliopistoa palvelun kehittämisessä ja vikojen ratkaisemisessa.
Tietojen tallennusaika
Tiedot säilytetään IceBoxissa IceBox-instanssin käyttöiän ajan. Se poistetaan yhdessä itse IceBox-instanssin kanssa, kun IceBox-sopimus irtisanotaan asiakkaan tai yliopiston toimesta. Jos asiakas kuitenkin päättää isännöidä omaa IceBeariaan, IceBox-instanssiin tallennetut tiedot voidaan siirtää kyseiseen uuteen ilmentymään. Huomaa, että IceBox-instanssin ja sen sisältämien henkilötietojen varmuuskopiot voivat säilyä jopa kuusi kuukautta itse ilmentymän poistamisen jälkeen.
Jos yliopisto käsittelee niitä IceBox-instanssin ulkopuolella, tietoja säilytetään vain näihin tarkoituksiin tarvittavan ajan, eikä niitä käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen. Tämä sisältää icebear.fi -sivuston yhteydenottolomakkeen kautta lähetetyt tiedot.
Kolmannen osapuolen palvelut
Yliopisto ei ole vastuussa kolmannen osapuolen palveluiden käytöstä IceBox-verkkopalvelun kautta, mukaan lukien mutta ei rajoittuen synkrotronijärjestelmiin.
Rekisteröityjen oikeudet
Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:
- Oikeus käyttää tietojasi
- Oikeus virheellisten tietojen korjaamiseen (muista pitää yhteystietosi ajan tasalla)
- Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
- Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
- Tietyissä tilanteissa oikeus saada tietoja siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti.
Huomioithan, että edellä mainittujen oikeutesi sovellettavuus ja laajuus määritellään tapauskohtaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. tietojen käsittelyn perusteet ja että sinulla ei kaikissa tapauksissa ole edellä mainittuja oikeuksia.
Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, ota yhteyttä asiakasorganisaation tietosuojavastaaviin. Voit myös olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastaavan yksikön yhteyshenkilöön.
Mikäli haluat käyttää yllä mainittuja oikeuksia, ota ensin yhteyttä asiakasorganisaation tietosuojavastaaviin. Voit myös lähettää pyynnön yliopiston maistraatille: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.
Valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle valvontaviranomaisena. Yhteystiedot ja aukioloajat löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.
Yhteystiedot
Postiosoite
PL 8000
FI-90014 Oulun Yliopisto
oulun.yliopisto(at)oulu.fi
Puhelinnumero
+358 294 48 0000
Käyntiosoite
Pentti Kaiteran katu 1
Linnanmaa